عنوان الوظيفة: مسؤول المشتريات
الموقع: عدن
عدد الساعات: دوام كامل
الفترة الزمنية: 3 أشهر
الموعد النهائي للتقديم: 30/ابريل/2025م
المؤسسة الاجتماعية الحديثة (MSA):
المؤسسة الاجتماعية الحديثة (MSA) هي مؤسسة غير حكومية، تطوعية، وغير ربحية، تأسست رسميًا عام 2016. نقدم خدمات في مجالات الصحة، والتعليم، والتغذية، والحماية الاجتماعية، والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية للمجتمع. نؤمن بأن بناء قدرات الأجيال الشابة سيساهم في تنمية المجتمع في جميع مجالات العمل المستهدفة. لذلك، نعمل من خلال تطبيق منهج علمي في هذا المجال، ونُهيئ بيئة تدريب وبحث على المستوى المحلي.
الغرض من الوظيفة:
القيام بعمليات الشراء المتعلقة بالمشروع، وتتبع العناصر المشتراة من المراحل الأولية إلى المراحل النهائية لضمان مطابقتها للجودة والمواصفات والوصول في الوقت المحدد والتسليم إلى منطقة العمليات.
المسؤوليات:
اللوجستية والتنسيق
- التنسيق بشكل وثيق مع الجهات المختصة وموظفي المشروع في تخطيط وإدارة الحركة اليومية للمركبات والنقل.
- تنظيم والحفاظ على السجلات المحوسبة التي تحتوي على معلومات البائع والعطاءات بطريقة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة.
- معالجة الطلب في أوامر الشراء واتمام إجراءات الشراء.
- تلقي وتقييد سجل العطاء، والبريد كما هو مطلوب، وتنظيم العطاءات للمراجعة من قبل إدارة المشروع.
- التواصل مع البائعين فيما يتعلق بالأسعار، وتوافر المنتجات وجلبها، ومتابعة توريدها.
- دعم تنفيذ أنشطة المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: المشتريات والنقل والتوزيع والتخزين وإدارة المركبات والأصول
المشتريات والمناقصات
- ضمان الامتثال الصارم لأنشطة المشتريات والعطاءات مع سياسات MSA والجهات المانحة لها واللوائح والإجراءات
- تطوير أفضل الممارسات لتحسين جودة وشفافية عمليات الشراء لدى MSA
- تنظيم عمليات الشراء والعطاءات بما في ذلك إعداد وثائق الشراء
- بالتنسيق الوثيق مع فريق المشروع، تأكد من تنفيذ خطة مشتريات المشروع.
- التفاوض على شروط العقود.
- إعداد أداة تعقب المشتريات الأسبوعية، وضمان التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد المشتراة والمدفوعات وأعمال المستودعات (عند الاقتضاء)
- إعداد وصيانة سجل الأصول والمخزون.
حركة النقل
- بالتنسيق مع مسؤول الأمن والسلامة، التحقق مما إذا كانت المركبات تلبي معايير السلامة ومجهزة بشكل مناسب وتتم صيانتها بشكل جيد.
- التحقق من الحركة الفعلية مقابل السجلات المقدمة. (عند الطلب)
وظائف التوثيق والتدقيق
- التأكد من أن جميع وثائق المشتريات كاملة ومتوافقة مع اللوائح الداخلية لـ MSA، مع إيلاء اهتمام خاص لوثائق المشتريات والعطاءات بالإضافة إلى وثائق إدارة الأصول
- الحفاظ على تخزين الوثائق اللوجستية في كل من النسخ الورقية والأرشفة الإلكترونية
المؤهلات والخبرات والمهارات:
- درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او التجارة، أو شهادة معتمدة في إدارة سلاسل التوريد والمشتريات.
- سنتين إلى ثلاث سنوات على الأقل من الخبرة المهنية في العمل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات الدولية غير الحكومية في منصب مماثل.
- مهارات تحليلية لاتجاهات السوق.
- مهارات اتصال وتفاوض قوية.
- مهارات التخطيط والتنظيم والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على المرونة والتكيف مع التغيرات المحتملة بعمليات الشراء.
- القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة
- القدرة على اعداد التقارير الدورية عن المشتريات والدراسات اللازمة لقسم المشتريات.
- القدرة على استخدام نظام (ERPnext)
- إجادة التعامل مع برامج الحاسوب والمهارات المحاسبية.
ظروف العمل:
نظرًا لطبيعة الأنشطة والمناطق التي تعمل فيها MSA، قد تضطر إلى العمل في ظل ظروف العمل / السفر / الإقامة العادية / الصعبة. يجب أن يكون صاحب المتقدم للوظيفة قادرًا على العمل خارج موقع المكتب ولفترات طويلة. صفحة التقديم
